Kopernicus AB med organisationsnummer 556955–5369 och adress Montörgatan 7, 302 62 Halmstad. (”vi”, ”oss”,” Kopernicus”) är personuppgiftsansvarig och ansvarar för de personuppgifter som behandlas om dig.
För oss på Kopernicus är våra kunders förtroende av största vikt. Detta förtroende utgör grunden för vår verksamhet. Du ska alltid kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. För att informera om hur vi behandlar personuppgifter har vi upprättat den här Integritetspolicyn.
Integritetspolicyn utgår från gällande rätt och förtydligar hur vi arbetar för att tillvarata dina rättigheter och värna om din integritet. Om du har några frågor om användningen av dina personuppgifter i enlighet med denna information, kontakta oss på GDPR@kopernicus.se.
Kopernicus samlar in information om dig genom den information som du själv delger oss när du söker jobb hos oss, ingår avtal med oss, använder dig utav våra tjänster, köper våra produkter, efterfrågar offert, besöker vår hemsida, bokar ett kostnadsfritt hembesök, eller som du i övrigt delger i kommunikation med oss genom att exempelvis skicka oss ett e-postmeddelande eller när du ringer till oss samt genom information insamlad från tredje part. Kopernicus kan i enstaka fall komma att samla information om dig från tredje part så som kreditupplysningsföretag. Dessa tredje parter varierar från en tid till en annan.
Vi jobbar ständigt med att förbättra vår verksamhet, därför kan Integritetspolicyn komma att ändras från en tid till annan. Vi kan komma att uppdatera Integritetspolicyn till följd av förändringar i den juridiska, tekniska eller affärsmässiga utvecklingen. När vi uppdaterar Integritetspolicyn kommer vi att informera dig. Du kan se när den senaste uppdaterades genom att kontrollera datumet längst ner i denna Integritetspolicy.
Syftet med Integritetspolicyn är att du ska veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan tillvarata dina rättigheter. Vi strävar efter att vara transparenta med hur vi använder dina personuppgifter.
Denna Integritetspolicy är uppbyggd på följande sätt:
- Personuppgifter som behandlas när du är inne på vår hemsida
- Personuppgifter som behandlas när du söker jobb hos oss
- Personuppgifter som behandlas när du är kontaktperson när vi ingår affärer med företaget du är anställd på
- Personuppgifter som behandlas när du ingår avtal med oss att använda våra tjänster, köper våra produkter eller efterfrågar offert
- Personuppgifter som vi behandlar efter att du har ingått avtal med oss
- Personuppgifter som behandlas vid direkt marknadsföring
- Personuppgifter som behandlas på grund av rättslig förpliktelse eller för att tillvaratarättliga anspråk
- Vilka vi delar dina personuppgifter med
- Överföringar utanför EU/EES
- Hur vi skyddar dina personuppgifter
- Dina rättigheter
Tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Om du önskar inkomma med klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten avseende vår behandling av dina personuppgifter så har du rätt att göra det. Vänligen se www.imy.se för mer information om hur du går till väga.
1. Personuppgifter som behandlas när du är inne på vår hemsida
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Vi behandlar din IP – adress. När du skriver in en adress till en webbplats i din webbläsare skapas ett anrop som skickas ut på internet. Anropet passerar våra routrar på sin väg till vår hemsida. | Vi behöver behandla din IP-adress för att du ska kunna vistas på vår hemsida. Vi lagrar en textfil (en cookie) i din webbläsare för att samla in information om användandet av vår webbplats, under tiden för besöket (sessionscookie) bland annat för att tala om vad som är nytt sedan du besökte sidan sist. | Vi har ett berättigat intresse av att du och andra personer som är intresserade av våra tjänster och våra produkter ska kunna surfa på vår hemsida för att kunna ta del av dem. | Din IP-adress behandlas under tiden för ditt besök på vår webbplats (sessionscookies). Övriga cookies sparas tills dess du raderar dem från din webbläsare. Genom att radera cookies eller stänga av funktionen i din webbläsare kan du tillse att Kopernicus inte längre behandlar informationen. |
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Kopernicus använder Googles statistikverktyg | Kopernicus använder Googles statistikverktyg i syfte att mäta vad | Behandlingen grundas på ditt uttryckliga samtycke. | Din IP-adress lagras i ett (1) är. |
| Google Analytics GA4. Verktyget placerar egna cookies för att fungera och din användning samt IP-adress kommer att skickas till och lagras på Googles servrar (av Google). Notera dock att IP-anonymisering sker för att göra IP-adressen mer anonym innan den skickas till Google. | besökarna gör (klickar) när de besöker vår webbplats. Denna information används bara i syfte att utvärdera hur webbplatsen används. |
2. Personuppgifter som behandlas när du söker jobb hos oss
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer och annan information den sökande uppger när denne söker jobb. | Vi behöver denna information för att hålla kontakt med dig och för att bedöma din ansökan utifrån den tjänst du har sökt. Vi använder dina personuppgifter för att administrera och handlägga din ansökan om anställning, granska CV, personligt brev, referenser, betyg och intyg samt för att kommunicera med dig och för lagringsändamål. | Vi har ett berättigat intresse att göra nödvändig behandling av personuppgifterna för att kunna utvärdera dina meriter, personliga egenskaper och din personliga bakgrund och möjliggöra urval i samband med beslut för rekrytering/anställning. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter tills dess positionen är fylld. |
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer och annan information | Vi behöver behandla denna information för framtida rekrytering och möjliggöra att vi kontaktar dig tidigt vid behov om en vakans | Vi har ett berättigat intresse av att spara din ansökan för en tid efter att positionen har blivit fylld utifall en vakans eller ett behov | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under en tid om ett (1) år från att den utlysta tjänsten tillsats. |
| den sökande uppger när denne söker jobb. | uppkommer som du är lämplig och intressant för. | på en liknande position uppkommer som du är lämplig och intressant för. | |
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer och annan information den sökande uppger när denne söker jobb. | Vi behöver behandla denna information för att kunna försvara eventuella anspråk som kan uppkomma i samband med en rekryteringsprocess, för att bevisa att diskriminering inte har skett vid tillsättning av tjänsten. | Behandlingen grundas på rättslig förpliktelse. Preskriptionstiden för att väcka talan är två (2) år i enlighet med Diskrimineringslagen. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under en tid om två (2) år från att den utlysta tjänsten tillsats. |
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer och annan information den sökande uppger när denne skickar in en spontanansökan till oss. | Vi behöver behandla denna information för framtida rekrytering och möjliggöra att vi kontaktar dig tidigt vid behov. | Både du och vi har ett berättigat intresse av att vi kan behålla din ansökan en tid efter att den inkommit utifall en vakans eller ett behov på en lämplig position uppkommer. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under en tid om ett (1) år efter att spontanansökan inkommit. |
3. Personuppgifter som behandlas när du är kontaktperson när vi ingår affärer med företaget du är anställd på
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Namn, personnummer (om du har enskild firma), adress, e-postadress, telefonnummer. | Vi behöver behandla denna information för att ingå i en avtalsrelation med dig. Vi kan använda dina personuppgifter, du som är kontaktperson för företaget vi ingår affärer med | Vi har ett berättigat intresse för att kunna ingå avtal med företaget du är anställd på. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under en tid om ett (1) år från dagen för köp av produkt eller dagen för tjänstens upphörande, eller den tid som påkallas av tjänstens natur |
4. Personuppgifter som behandlas när du ingår avtal med oss att använda våra tjänster, köper våra produkter eller efterfrågar offert
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Namn, personnummer (om du är privatperson eller har enskild firma), adress, e-postadress telefonnummer och anläggnings-ID. | Vi behöver behandla denna information för att kunna ge dig en offert. | Vi har ett berättigat intresse för att kunna ingå avtal med företaget du är anställd på. | Offertens giltighetstid är trettio (30) dagar. Offert sparas i upp till ett (1) år från offertdatum, därefter raderas den. |
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Namn, personnummer (om du är privatperson eller har enskild firma), adress, epostadress, telefonnummer, anläggnings-ID samt inköpta produkter och/eller tjänster. | Vi behöver behandla denna information för att utföra vår tjänst, leverera våra produkter och arbetet du har beställt. Vi kan använda dina personuppgifter för att tillhandahålla våra produkter och tjänster till dig, för att kommunicera med dig och för att lagra vår kommunikation. | Ingående av avtal. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under den tid som garantitiden är gällande enligt vid var tid gällande lag för respektive produkt och/eller tjänst. |
5. Personuppgifter som vi behandlar efter att du ingått avtal med oss
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Namn, personnummer (om du är privatperson eller har enskild firma), adress, epostadress, telefonnummer, anläggnings-ID samt inköpta produkter och/eller tjänster. | Vi behöver behandla denna information för att bokföra och fakturera, ta betalt för och redovisa våra ekonomiska uppgifter. | Behandlingen grundas på rättslig förpliktelse. Lagras i enlighet med bokföringsregler. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under en tid om sju (7) år från dagen de bokfördes enligt Bokföringslagen. |
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Namn, personnummer (om du är privatperson eller har enskild firma), adress, epostadress, telefonnummer, anläggnings-ID samt inköpta produkter och/eller tjänster. | Vi behöver behandla denna information för att kunna uppfylla våra lagliga och avtalsmässiga förpliktelser till dig. | Vi har behov av dessa uppgifter för att kunna uppfylla vår rättsliga förpliktelse att leva upp till garantivillkoren. | Under den tid som garantin är gällande enligt vid var tid gällande lag. |
6. Personuppgifter som behandlas vid direkt marknadsföring
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Namn, personnummer (om du har enskild firma), adress, e-postadress och telefonnummer. | Vi behöver behandla denna information för direkt marknadsföring. Vi kan komma att använda dina personuppgifter för att kunna ge dig uppdaterad information om våra produkter och tjänster samt för att skicka ut vårt nyhetsbrev till dig. | Vi har inhämtat ditt uttryckliga samtycke i samband med att du gav oss dina uppgifter. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter så länge ditt samtycke är aktivt, frivilligt och inte har återkallats. Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till behandlingen av dina personuppgifter för marknadsföringsändamål. Så snart du återkallat ditt samtycke kommer behandlingen av personuppgifterna för marknadsföringsändamål omedelbart att upphöra. |
7. Personuppgifter som behandlas på grund av rättslig förpliktelse eller för att tillvarata rättsliga anspråk
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Personuppgifter som har behandlats i och med att du har ingått avtal med oss. | Vi behöver behandla denna information för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser enligt lag, författning, myndighetsföreskrift och riktlinjer. | Behandlingen grundas på rättslig förpliktelse. För att uppfylla lagkrav som finns så behöver vi behandla dessa uppgifter. Dessa lagkrav kan exempelvis vara skatterättsliga eller enligt bokförings förpliktelser. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under en tid om tre (3) år från dagen för tjänstens upphörande, eller den tid som påkallas av den rättsliga förpliktelsen. |
| Personuppgifter som behandlas | Ändamål | Laglig grund | Lagringstid |
| Personuppgifter som har behandlats i och med att du kommit i kontakt med våra produkter och/eller tjänster. | Vid en eventuell tvist kan vi använda dina personuppgifter för att utreda, bemöta eller fastställa rättsliga anspråk eller tvister relaterat till ditt användande av våra produkter, våra tjänster eller vårt avtalsförhållande i övrigt. | Vi har ett berättigat intresse av att tillvarata våra rättigheter. | Vi kommer behandla dessa personuppgifter under en tid om tre (3) år från dagen för tjänstens upphörande, eller den tid som påkallas tills det rättsliga anspråket har fastställts och beslut/dom har vunnit laga kraft. |
8. Vilka vi delar dina personuppgifter med
Vi delar endast dina personuppgifter i det fall det är nödvändigt för vår verksamhet. Vi delar dina personuppgifter med våra samarbetspartners så som Effektify AB (organisationsnummer: 559306– 3604), GetAccept AB (organisationsnummer: 559023-1402), Visma Spcs AB (organisationsnummer: 556252-9155), Lime Technologies AB (publ) (organisationsnummer: 556953–2616), Online Fulfillment Sverige AB (organisationsnummer: 556479-8733), Reco Sverige AB (organisationsnummer: 556733- 0971) och Teamtailor AB (organisationsnummer: 556936–6668) samt vår revisor Höglandets Revisionsbyrå AB (organisationsnummer: 556634–0104), vår leverantör av löneadministration Nissastadens Revision AB (organisationsnummer: 556378–4841), vår IT-leverantör Iver Group AB (organisationsnummer: 559324–0111) och vår hemsideleverantör Cimplex AB (organisationsnummer: 559084–7256).
Vi delar även dina personuppgifter med Skatteverket invid ansökan om skattereduktion för grön teknik.
IT-leverantörer – Vi använder IT-leverantörer som är nödvändiga för att vi ska kunna leverera vår tjänst, särskilt vad gäller programmering och utveckling av tjänsten.
Leverantör av redovisningstjänster – Vi använder externa leverantörer av redovisnings- och bokföringstjänster, leverantörerna är nödvändiga för att vi ska kunna fakturera och bokföra i vår verksamhet.
Myndigheter och rättsväsende – Vi kan dela dina personuppgifter när vi, i god tro, anser att det är nödvändigt för att uppfylla rättsliga skyldigheter eller för att besvara rättsliga anspråk. Vi kan också dela dina personuppgifter när vi, i god tro, misstänker att det är nödvändigt med hänsyn till nationell säkerhet, polis- och underrättelseverksamhet eller för att undvika dödsfall eller personskada, förutsatt att dessa intressen inte övervägs av dina rättigheter och friheter för skydd av dina personuppgifter.
Vi kan också lämna ut personuppgifter till utomstående då det särskilt överenskommits mellan oss och dig, då det inom ramen för ett visst uppdrag är nödvändigt för att tillvarata dina eller våra rättigheter, eller om det är nödvändigt för att vi ska fullgöra lagstadgad skyldighet eller efterkomma myndighetsbeslut eller beslut av domstol.
9. Överföringar utanför EU/EES
Vi strävar alltid efter att behandla din data inom EU/EES men den kan även komma att överföras till länder utanför EU/ESS. Om vi överför dina personuppgifter till länder utanför EU/ESS kommer vi att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES. Detta kan innebära att signera standardavtalsklausuler beslutade av EU-kommissionen eller inhämta ditt uttryckliga samtycke för överföringen.
10. Hur vi skyddar dina personuppgifter
Din säkerhet är viktig för oss. Därför har vi vidtagit lämpliga tekniska, organisatoriska och administrativa säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter från förlust, missbruk, avslöjande, ändring, förstörelse, obehörig åtkomst och annan otillåten behandling. Vi analyserar och utvärderar regelbundet åtgärderna i syfte att skyddet för dina uppgifter ska bli så säkert som möjligt. Kopernicus medarbetare, uppdragstagare och dess leverantörer är skyldiga att följa Kopernicus regler, Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.
11. Dina rättigheter
Du är inte skyldig att lämna personuppgifter till oss, men i de fall behandlingen stöder sig på fullgörande av avtal måste vi ha dina uppgifter för att kunna fullgöra våra åtaganden. Om du inte lämnar dina personuppgifter finns det risk för att vi inte kan åta oss förpliktelser enligt avtal.
Vi kan be om ditt samtycke för att behandla vissa av dina personuppgifter. Du är inte skyldig att ge ett sådant samtycke om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för de specificerade ändamålen. Du kan återkalla ditt samtycke närsomhelst genom att kontakta oss. Om du återkallar ditt samtycke är återkallandet giltigt från tidpunkten för återkallandet och det påverkar inte behandling som vi utfört under tiden innan återkallelsen skedde.
När vi behandlar personuppgifter om dig har du som registrerad flera rättigheter. Du har rätt att när som helst ta kontakt med oss gällande dessa, och om du vill utöva någon av rättigheterna som beskrivs nedan når du oss enklast på GDPR@kopernicus.se.
Rätt till information – Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter.
Rätt till tillgång – Du har rätt att vända dig till oss och begära att få veta vad för personuppgifter vi behandlar om dig och begära en kopia av dessa (rätten att begära registerutdrag).
Rätt till rättelse – Du har rätt att få felaktiga, ofullständiga eller inaktuella uppgifter rättade och komplettera med korrekta uppgifter. Du har också som huvudregel rätt att få information om vart vi har inhämtat den felaktiga uppgiften.
Rätt till radering – Under vissa förutsättningar har du rätt att få dina uppgifter raderade (rätten att bli bortglömd).
Rätt till begränsning av behandling – Under vissa förutsättningar har du rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas.
Rätt att göra invändningar – Under vissa förutsättningar har du rätt att invända mot behandling av personuppgifter som utförs i syfte att utföra en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning.
Rätt till dataportabilitet – Under vissa omständigheter har du rätt att få ut dina personuppgifter i ett strukturerat, vanligt använt och maskinläsbart format och föra över de personuppgifter som du själv har lämnat till Kopernicus till en annan verksamhet/personuppgiftsansvarig.
Rätt till återkallelse av samtycke – Om vår behandling av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke har du alltid rätt att när som helst återkalla ditt samtycke för fortsatt behandling av de personuppgifter som Kopernicus behandlar med sådan rättslig grund.
Rätt att inge klagomål – Du har rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt. Du kan läsa mer om detta på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida https://www.imy.se/.
Denna Integritetspolicy uppdaterades senast den 6 september 2023.